Informativa sull’introduzione della fatturazione elettronica a partire dal 2019

Gentili Clienti,

tra poco meno di  due mesi una buona parte dei titolari di partita iva dovrà obbligatoriamente emettere e ricevere fatture in formato elettronico. Scopo di questa comunicazione è spiegare brevemente in cosa consiste questa  innovazione e quali servizi il nostro studio potrà fornire per supportare la propria clientela.

Cos’è la fattura elettronica e cosa la differenzia dalla fattura in uso sino ad oggi?

La fattura elettronica è un documento che nasce e  permane in formato digitale. A differenza delle fatture che  oggi  vengono redatte al computer e poi trasmesse per posta elettronica , non è necessario che la fattura elettronica sia stampata su carta per assumere  valenza fiscale e civilistica.

La fattura elettronica adotta un formato standard al fine di agevolare l’acquisizione nel sistema informatico del ricevente. Ovviamente essa   deve essere redatta su un computer utilizzando dei programmi o procedure web apposite, come il software gratuito  proposto dall’agenzia delle entrate reperibile  qui  . Per il resto nulla cambia circa il contenuto delle  fatture: nel formato di fattura elettronica ci sono  i  campi necessari per inserire tutti  i dati obbligatori e facoltativi presenti nelle fatture che abitualmente emettete.

Chi è obbligato ad emettere la fattura elettronica?

Sono tenuti ad emettere la fattura in formato elettronico tutti i titolari di partita iva ad eccezione dei soggetti che  adottano  il regime contabile dei minimi e dei forfettari .  A tal proposito si evidenzia che da gennaio 2019 il limite massimo di fatturato per l’accesso al regime forfettario passa da 30mila a 65mila euro. I soggetti citati riceveranno le fatture passive in formato elettronico e quindi dovranno adempiere , come i contribuenti in regime ordinario, a buona parte degli obblighi previsti per  il ciclo passivo (v. infra)

Come si consegna la fattura elettronica ?

Attualmente la consegna di una fattura avviene con  le più svariate modalità ( a mano, per posta elettronica, per posta cartacea ecc.)  ma sempre seguendo un percorso  diretto  dal fornitore al cliente. Per la consegna della fattura elettronica è invece necessario che il documento venga inviato ad una piattaforma informatica dell’Agenzia delle Entrate  chiamata “sistema di interscambio” (in sigla SDI)  la quale, previo controllo della conformità del documento agli standard di legge,  recapita la fattura al cliente mantenendo copia del documento negli archivi dell’Agenzia.

SDI funziona come una sorta di postino e perciò  è necessario che l’emittente della fattura introduca nel documento l’indicazione dell’indirizzo del destinatario. Questo dato , nel caso in cui il cliente abbia partita iva, può essere:

• L’indirizzo pec indicato  dal cliente per ricevere le fatture oppure
• Il codice univoco di 7 cifre che  il  cliente si sarà fatto assegnare dall’agenzia delle entrate direttamente o avvalendosi  di  intermediari delegati (tra i quali rientra il nostro studio).

Ove il cliente  non abbia comunicato né uno né l’altro dato l’emittente della fattura è autorizzato ad inserire nel campo “codice destinatario” della fattura una sequenza di sette  zeri . In tale caso SDI accetterà la fattura e la destinerà ad un’ area del proprio sito al quale il cliente potrà accedere per prelevarla. L’incombenza aggiuntiva per il  fornitore  è che dovrà informare  il  cliente dell’avvenuta emissione della fattura tramite mail, lettera ecc.  Sarà quindi opportuno che in questi due mesi reperiate gli indirizzi pec dedicati o i codici univoci del Vostri clienti.

Solo nel caso in cui il cliente non sia dotato di partita iva, l’emissione della fattura seguirà la proceduta indicata,  inserendo come codice destinatario 0000000. In questo caso è   però obbligatorio consegnare al cliente una copia cartacea del documento.

L’invio della fattura a SDI , ove non vengano usate procedure informatiche dedicate proprie o di terzi, avviene tramite invio del file tramite PEC  alla casella sdi01@pec.fatturapa.it .

Come si riceve  la fattura elettronica ?

Alla luce di quanto detto al punto precedente per ricevere le fatture è necessario comunicare al fornitore il proprio indirizzo Pec o codice univoco . L’Agenzia delle entrate , all’atto della registrazione della pec dedicata o codice univoco, è in grado di  rilasciare un QR Code  contenente tutte le informazioni necessarie per l’emissione della fattura. Il fornitore potrà,  con  un lettore ottico o anche un semplice smartphone,  recuperare i dati azzerando i rischi di errore nel trasferimento dei dati.

Le fatture giungeranno , nella modalità più basilare, tramite PEC inviata da SDI e potranno essere inoltrate allo studio per la contabilizzazione.

Cosa succede dopo l’invio e la ricezione della fattura elettronica?

Attualmente le fatture emesse e ricevute una volta contabilizzate vengono archiviate per un periodo non inferiore a 10 anni per esigenze civilistiche. Analogamente le fatture elettroniche vanno conservate in formato digitale per 10 anni. Il processo di conservazione, solitamente effettuato a fine anno,  prevede l’apposizione sui files:

• della firma digitale del titolare dell’attività  oppure  dell’incaricato della conservazione , ad esempio lo studio commerciale
• della marca temporale , ovvero di una sorta di “sigillo elettronico” che certifica il momento in cui l’operazione è stata eseguita

Come accennato queste operazioni possono essere eseguito personalmente, avvalendosi anche in questo caso dei servizi gratuiti dell’Agenzia delle Entrate,  o delegate al consulente .

Quale modello organizzativo scegliere?

La risposta a tale domanda dipende da vari fattori quali il  volume di documenti trattati nel corso dell’anno , le Vostre competenze informatiche, il  possesso di un software gestionale dedicato, il tempo che intendete dedicare a tale attività.

Un piccolo professionista che emetta 50 fatture  all’anno e ne riceva 20 ed abbia un minimo di conoscenza dell’uso del computer potrà fare tutto usando la propria pec ed i software gratuiti dell’Agenzia delle entrate . Chi non abbia capacità o tempo da dedicare alla compilazione della fattura potrà usufruire del servizio di creazione  e conservazione dei documenti che lo studio da tempo propone per la fatturazione nei confronti della P.A.

E’ evidente che l’ approccio non potrà essere il medesimo  per un’azienda che al mese emette 200 fatture e ne riceve 300 . Questa società dovrà dotarsi di un software gestionale dedicato, nell’ipotesi remota nella quale non l’abbia ancora, ed utilizzare dei canali di scambio dei documenti diversi dalla PEC per evitare  di perdere traccia delle fatture ricevute ,  dell’esito degli invii  e di intasare in breve tempo la casella postale.

Quali sono i servizi offerti dallo studio per la gestione della fattura elettronica ?

Sistemi spa , produttrice del software gestionale usato dal  nostro studio  ha messo a disposizione svariati  strumenti per permettere allo studio ed a i suoi clienti di adempiere al’obbligo in vigore dal 1/1/2019. La nostra attenzione si è rivolta in particolare all’Hub ed allo  “Sportello fatture”.

Hub sistemi

Si tratta di uno strumento che evita l’intasamento della casella pec  a causa dell’elevata mole di conferme di ricezione per le pec contenenti  fatture attive e delle pec ricevute dai fornitori. Il cliente dello studio indica all’Agenzia delle Entrate , o delega lo studio a farlo , come codice univoco quello fornito da Sistemi . In tal  modo le fatture attive e passive transiteranno sull’Hub senza interessare la casella PEC del cliente.

Sportello fatture

Si tratta di una applicazione “cloud” ovvero non residente sul computer dello studio o del cliente ma sul server Sistemi ed è accessibile sia dal cliente che dallo studio. E’ uno strumento flessibile in quanto si adatta a tutte le modalità di interazione tra studio e cliente (il cliente emette la fattura oppure lo studio emette fattura per conto del cliente, il cliente dello studio riceve direttamente la fattura passiva e la condivide con lo  studio sullo sportello affinché essa possa essere acquisita per la contabilizzazione ecc. )

Quali sono i costi per i servizi offerti dallo studio per la gestione della fattura elettronica ?

Le informazioni relative a questo aspetto sono presenti nella circolare inviata alla clientela nei giorni scorsi.

In conclusione

 Il passaggio alla fattura elettronica rappresenta  senza dubbio uno sforzo notevole per tutti gli operatori del settore ivi inclusi i consulenti delle aziende: anche in presenza di tutti gli strumenti tecnici adeguati , le prime settimane del 2019 non saranno semplici  dal punto di vista amministrativo. Al tempo stesso riteniamo che dopo la fase di partenza il sistema permetterà una maggiore certezza e snellezza nei rapporti tra gli operatori commerciali e tra questi ultimi e gli studi professionali che li assistono. Lo studio è a Vostra disposizione per trovare assieme la soluzione migliore per le Vostre esigenze. Attendiamo di poterVi parlare entro le prossime due settimane   al fine di disegnare assieme a Voi il modello organizzativo più confacente alle Vs/esigenze,  che includa o meno  i servizi a pagamento sovraelencati. Premesso che gli strumenti tecnici sono già disponibili, sottolineiamo l’importanza di anticipare i tempi per non dover prendere decisioni sotto la pressione della scadenza.